Wirteabrechnung mit vollständigen Stammdaten
Rechtlicher Name, vollständige Anschrift, Steuerkennung, Gutschriftvereinbarung und Steuerprofil gehören zum Kunden. Die erforderlichen Angaben werden vor dem Abschluss geprüft. Aufstellort und Rechnungsanschrift dürfen verschieden sein. Die Nummer kombiniert Kundennummer des Aufstellorts, Jahr und laufenden Zähler. Interne Kundennotizen gehören nicht auf die Gutschrift.
Gutschrift und Auszahlung richtig auseinanderhalten
Gerätewert, Beteiligung und Vertragsregeln bestimmen den Kundenanteil. Offene Auffüllungen und Vorschüsse werden nach der vereinbarten Logik verrechnet. Interne Positionen erscheinen nicht als Leistungsposition auf der Gutschrift. Eine ausgewählte Zahlart allein bestätigt noch keine Auszahlung; bestätigte Zahlungen und offene Beträge werden gesondert betrachtet.
SKR03 oder SKR04 mit der Kanzlei abstimmen
Für Buchungsexporte den verwendeten Kontenrahmen, Kontenlänge, Erlös-, Aufwands- und Gegenkonten sowie BU-Schlüssel bestätigen. Individuelle Konten am Gerät und Kunden berücksichtigen Unterschiede. Ausgabenbelege können über Händler-, Kategorie- und Fahrzeugregeln vorbereitet werden. Beim Tankbeleg bleiben Kennzeichen und Kostenstelle mit der bestätigten Kontierung gespeichert. Fehlende Pflichtzuordnungen sperren den Buchungsexport.
DATEV®, Selenny® und ADDISON®: welche Dateien entstehen?
DATEV® erhält EXTF-CSV-Buchungsstapel mit Datum, Betrag, Belegnummer, Konto, Gegenkonto und BU-Schlüssel; Berater-/Mandantennummer und Wirtschaftsjahr werden hinterlegt. Selenny® kann CSV-Buchungsvorschläge und JSON-Daten nutzen. ADDISON® erhält konfigurierbare ASCII-/CSV-Dateien. Das tatsächliche Importprofil muss die Kanzlei prüfen; eine direkte ADDISON®-OneClick-Übertragung ist noch nicht enthalten.
Buchungsdaten und Belege gemeinsam übergeben
Zeitraum und bei Bedarf Aufstellort auswählen, Vorschläge kontrollieren und das ZIP-Paket herunterladen. Verfügbare PDF- und XML-Belege, ACK-Originale, XML-Index, Prüfliste und SHA-256-Prüfsummen ergänzen die Daten. Ein PDF ist ein lesbarer Nachweis, eine CSV ein Buchungsimport; eine strukturierte E-Rechnung benötigt das passende XML. Fehlende Originale werden ausgewiesen.
Was spart vorbereitete Buchhaltung?
Weniger doppelte Erfassung und besser zugeordnete Nachweise können eigenen Aufwand und Kanzleirückfragen reduzieren. Der Sparrechner trennt eigene Arbeitszeit und deren kalkulatorischen Wert von einer optional vereinbarten Kanzleientlastung. Die Beispielwerte sind frei gewählt. Ein erfolgreicher Datenimport ersetzt keine steuerliche Prüfung; eine geringere Kanzleirechnung muss konkret vereinbart werden.
Den Export in der Testphase erproben
In der öffentlichen Musterdemo können Dateien mit fiktiven Daten heruntergeladen und kontrolliert werden. Für den eigenen Betrieb umfasst die vereinbarte Testphase zwei Abrechnungsmonate. Stimmen Kontierung und Kanzleiimport, kann derselbe Firmenbestand über die bezahlte Lizenz weitergenutzt werden. Preise und Konditionen werden vor dem Start festgelegt; eine kostenlose Testphase wird hier nicht behauptet.